Obecnie mamy około 10 rodzajów faktur. Ten artykuł natomiast będzie poświęcony fakturze przelewowej i PROforma. Różnice pomiędzy tymi dokumentami są znaczące. Pierwszy jest oficjalnym potwierdzeniem zawarcia transakcji i nałożeniem należności. Drugi natomiast jest ofertą wykonania usługi lub sprzedaży produktu i nie jest ujęty prawnie, a mimo to często się z nim spotykamy. Kiedy zatem lepiej sprawdzi się faktura przelewowa, a kiedy PROforma?
PROforma – czym jest i kiedy wystawić?
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, faktura PROforma jest jedynie ofertą transakcyjną, co oznacza, że nie jest oficjalnym, uznawanym przez prawo dokumentem księgowym. Przedsiębiorcy nie są zatem zobowiązani do wystawiania tego typu faktur, jednak często decydują się na ten krok. Dzieje się tak dlatego, że zawierają one wszystkie niezbędne do wykonania przelewu informacje i często pomagają w uzyskaniu zapłaty za towar lub usługę.
Sposób zastosowania faktury PROforma bardzo dobrze zobrazuje nasz przykład. Załóżmy, że prowadzisz firmę usługową. Zgłasza się do Ciebie klient i zleca zadanie zgodne z profilem Twojej działalności. W tym momencie masz wybór: wykonać zlecenie i wystawić fakturę przelewową na ustaloną kwotę lub wystawić PROformę, poczekać na stosowny przelew i wtedy zabrać się za wykonywanie zadania.
Jak bardzo łatwo wywnioskować, zdecydowanie lepiej jest wykorzystać drugą drogę. Dzięki wykonaniu przez klienta przedpłaty możesz mieć pewność otrzymania wynagrodzenia za swoją pracę. Problemem w tym przypadku może okazać się jedynie fakt, że warto przechowywać wpłacone pieniądze do momentu wystawienia właściwej faktury. Warto również pamiętać, że ten sam schemat możemy zastosować w przypadku sprzedaży produktów. Różnica polega jedynie na tym, że po otrzymaniu stosownej zapłaty przekazujemy produkt.
Wzór faktury PROforma zasadniczo nie różni się od faktury właściwej. Ponadto wiele programów do fakturowania umożliwia wystawienie tego dokumentu, dlatego nie musisz martwić się o jego poprawność.
Faktura przelewowa – tylko wtedy, kiedy masz pewność
Faktura przelewowa, zwana inaczej właściwą, jest prawnie obowiązującym dokumentem, co oznacza, że zignorowanie go może oznaczać duże problemy dla dłużnika. Mimo to wielu przedsiębiorców decyduje się nie płacić należności zawartej na fakturze. Dlatego też fakturę przelewową radzimy wystawić wtedy, kiedy masz absolutną pewność, że usługa została wykonana prawidłowo, a pieniądze zostały wpłacone (np. na podstawie PROformy).
Rozliczenie transakcji często może stanowić nie lada problem, dlatego też warto stosować wszelkie zabezpieczenia przed nieuczciwymi kontrahentami. Jednym z takich zabezpieczeń może być faktura PROforma, która nie jest dokumentem księgowym, ale skłania wiele osób do zapłaty i pozwala uniknąć braku wynagrodzenia za ciężko wykonaną pracę.
