Przemyślane zarządzanie działem księgowości jest podstawą jego sprawnego i efektywnego funkcjonowania. Nowoczesne technologie umożliwiają nam kontrolowanie niemal każdej płaszczyzny przedsiębiorstwa. Decydując się na wdrożenie innowacyjnych rozwiązań możemy mieć pewność, że zaoszczędzimy sporą ilość czasu.
Warto również wspomnieć o tym, że porządek w dokumentach księgowych może uchronić nas przed karami finansowymi. Pamiętajmy także o tym, aby darzyć pracowników swojej firmy zdrowym zaufaniem. Pomyłki zdarzają się nawet najlepszym, a pracodawca nigdy nie powinien rezygnować z kontroli.
Organizacja działów księgowych
Pierwszym krokiem skutecznego zarządzania działem księgowości jest organizacja. Priorytetem jest to, aby pracodawca właściwie rozdzielał obowiązki między zatrudnionymi osobami. Istotna jest również współpraca między poszczególnymi pracownikami. Dużą uwagę należy poświęcić temu, aby stworzyć zespół, który będzie wzajemnie się uzupełniał.
Zanim rozpoczniemy organizację pracy powinniśmy zbadać, jakie obszary działu księgowości działają najsłabiej. Wymaga to dogłębnej analizy. Nie możemy więc spodziewać się, że po kilku dniach otrzymamy wyniki badania. Błędy w przedsiębiorstwie zwykle są wynikiem kilkumiesięcznych, a nawet kilkuletnich zaniedbań. Jeśli przez cały okres funkcjonowania firmy nie przykładaliśmy dużej wagi do zarządzania księgowością, to eliminacja nieprawidłowości musi trochę potrwać.
Dział księgowości może funkcjonować niewłaściwie właśnie z powodu słabej organizacji pracy. Dotyczy to w szczególności sporych przedsiębiorstw, gdzie w dziale księgowości pracuje kilkanaście osób. Wielu przedsiębiorców uważa, że zatrudnienie specjalistów, którzy znają się na swoim fachu jest wystarczające. Niestety główny księgowy nie przejmie naszych obowiązków związanych z zarządzaniem. Nie możemy liczyć na to, że obarczymy pracownika obowiązkami związanymi z koordynacją i kontrolą. Funkcje zarządcze powinny pełnić osoby do tego specjalnie wyznaczone. Tylko wtedy można uzyskać wysoką wydajność pracy.
Wdrożenie rozwiązań usprawniających pracę
Po ocenie aktualnej sytuacji panującej w przedsiębiorstwie, przychodzi czas na eliminację błędów. Rozwiązania mające na celu usprawnienie pracy w dziale księgowości możemy wdrażać etapowo. Po wprowadzeniu każdej zmiany powinnyśmy dokonywać nowej analizy. Oczywistym jest, że większość przedsiębiorstwa pragnie możliwie najszybciej zwiększyć efektywność działu księgowego. Słabe funkcjonowanie jednego obszaru firmy obniża efektywność całego przedsiębiorstwa.
Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług profesjonalistów, którzy przeprowadzają badania działu księgowości w firmie. Na podstawie otrzymanych wyników sporządzany jest plan modernizacji i usprawnienia działu księgowości. Pomoc specjalistów daje nam pewność, że wszystkie działania będą w pełni profesjonalne oraz skuteczne. Nie zawsze możemy skutecznie zarządzać działem księgowości – nie posiadamy niezbędnej wiedzy z tego zakresu, a więc ciężko nam jest ocenić pracę podwładnych.
Artykuł powstał dzięki uprzejmości firmy http://btagroup.pl/.
